結論：「社外秘」「個人情報」というラベルだけで一律に可否を決めるのではなく、その資料を登録する必要があるか、法令・契約・社内ルール上問題ないか、誰に見せるか、外部事業者へ何が送られるかを確認して決めます。資料ごとの最終判断は利用企業側が行います。
「社外秘」と「個人情報」は、同じ意味ではありません
社外秘は、多くの場合その会社が社内ルールとして定める情報区分です。一方、個人情報・個人データは個人情報保護法上の考え方が関係します。社内での重要度が高いことと、法律上どのように取り扱うべきかは分けて考える必要があります。
個人情報保護委員会は、クラウドサービスを使う場合でも「個人データが含まれているか」だけで第三者提供や委託に当たるかを決めるのではなく、クラウド事業者が実際に個人データを取り扱うこととなっているかを判断基準の一つとしています。
また、個人データの取扱いを委託する場合は、委託先の選定、契約、安全管理措置、取扱状況の把握などが必要になるとされています。したがって「クラウドだからNG」「AIだからNG」と一括りにするより、実際のデータフローと契約条件を確認する方が重要です。
この記事は一般的な判断の整理です。
法令、業界規制、顧客との契約、社内規程によって必要な対応は変わります。医療・金融・士業等を含め、特別な規制や守秘義務が関係する場合は、自社の法務・情報管理担当者や専門家へ確認してください。
資料を登録する前に見る5つのポイント
1. その資料をAIで検索できる必要が本当にあるか
便利だからという理由だけで、社内にある資料をすべて登録する必要はありません。社員が繰り返し探している手順書、申請ルール、製品資料など、利用目的が明確なものから始める方が管理しやすくなります。
逆に、利用頻度が低く、AI検索する必要もない高機密資料は、最初から登録しない選択も有効です。
2. 法令・契約・社内ルール上、登録してよいか
顧客との秘密保持契約、委託契約、就業規則、情報セキュリティ規程などで、外部サービスへの保存・処理に条件が付いていることがあります。サービス側が技術的に対応できても、その会社の契約や社内ルール上使えないケースはあります。
Nexfilaが個々の資料について「この資料なら法的に登録してよい」と代行判定するものではありません。登録可否は、利用企業が必要な権利・許諾を持っていることを前提に判断します。
3. 誰が検索できる資料か
登録してよい資料でも、全社員へ公開してよいとは限りません。就業ルールや一般FAQは全社共通、人事・経営資料は限定ワークスペース、といったように閲覧範囲を分ける必要があります。
Nexfila AIの標準Pilotでは、公開セルフ登録を無効にした招待制とし、Owner / Admin / Contributor / Viewer の役割、ワークスペース分離を使って社内の閲覧範囲を分けます。詳しくは社内AIのアクセス権限で説明しています。
4. 元資料・質問のうち、外部AIへ何が送られるか
「社内AI」という名前でも、すべての処理が社内サーバーだけで完結するとは限りません。Nexfila AIの標準Pilotでは、文書のEmbeddingは顧客専用VPS内で行いますが、回答生成にはOpenAI APIを利用します。
OpenAIへ送るもの
利用者の質問、必要な場合の直近会話、顧客環境内の検索で選ばれた関連文書の抜粋。
標準構成で送らないもの
アップロードした元文書ファイルそのもの、検索に不要な文書全文、他顧客のデータ。
OpenAIのAPIプラットフォームでは、APIへ送信されたデータはデフォルトでモデル学習・改善に使われません。一方、標準設定では不正利用監視ログとして入力・出力等が最大30日保持される場合があります。Nexfila AIの標準PilotはZero Data Retentionを前提にはしていません。
保存場所、暗号化、外部送信、保持期間、バックアップについてはセキュリティ・データ取扱いで公開しています。
5. いつまで保持し、どう削除するか
登録時だけでなく、不要になった資料をいつ消すかも重要です。Nexfila AIでは、アップロード資料は契約中、顧客が削除するまで保持するのが標準です。会話履歴は30日、アプリ・監査メタデータログは90日を標準とし、契約終了後はNexfila管理下の本番データ・VPS・バックアップ・顧客暗号鍵等を7日以内に削除または失効する方針です。
Nexfila AIで「登録しない」情報
標準Pilotでは、次の情報は登録対象外とします。
- 認証秘密：パスワード、APIキー、秘密鍵等
- 決済認証情報：カードのセキュリティコード（CVV等）、PIN等
- マイナンバー：個人番号を含む情報
- 必要な権利・許諾を持たない資料：第三者の情報や著作物等で、登録・利用権限を確認できないもの
一方で、「社内限定」「社外秘」「個人情報」「要配慮個人情報」という区分だけを理由に、一律に標準Pilot対象外とはしません。ただし、実際に登録してよいかは、利用企業が自社の法令上の義務、契約、情報管理ルール、目的、権限を確認したうえで判断します。
登録候補と、慎重に判断したい資料の例
比較的始めやすい資料
- 就業規則・一般的な社内ルール
- 業務手順書
- 製品・サービスマニュアル
- 社内申請ルール
- 一般的な社内FAQ
登録前に確認を増やしたい資料
- 顧客や取引先の個人情報を含む資料
- 人事評価・健康情報等を含む限定資料
- NDAや委託契約で外部処理条件が定められた資料
- 部署・役職ごとに閲覧範囲を厳密に分ける必要がある資料
後者が「登録禁止」という意味ではありません。利用目的と必要性、契約条件、アクセス権限、データフローを確認してから扱う、という意味です。
迷ったときは「最小限から始める」
社内AIを初めて導入する段階で、重要資料を一度にすべて入れる必要はありません。まずは全社員向けの手順書やFAQなど、利用目的が明確で閲覧範囲も分かりやすい資料から始めます。
- AIで探す価値が高い資料を少数選ぶ
- 登録可否を社内ルール・契約で確認する
- 誰が見られるかを決める
- 外部AIへ送る範囲と保持条件を確認する
- 実際の質問で試し、必要に応じて対象資料を広げる
この順番なら、「便利そうだから全部入れる」と「怖いから何も入れない」の中間で、必要な範囲から検証できます。
参考にした一次情報・Nexfila公開情報
- 個人情報保護委員会「個人情報保護法ガイドラインに関するQ&A」
- 個人情報保護委員会「個人情報保護法ガイドライン（通則編）」
- OpenAI「Data controls in the OpenAI platform」
- Nexfila AI セキュリティ・データ取扱い
- Nexfila AI 先行導入の料金・契約条件