結論：最初から全部をAI用に作り直す必要はない
一般的な社内AI・RAGでは、PDF、Word、Excel、PowerPoint、テキスト、Webページなど、普段使っている資料を読み込める仕組みがあります。まず既存資料を使って試し、うまく読めない資料だけ個別に調整する方が現実的です。
導入前に何百ファイルも手作業で整形するのではなく、「まず入れる → 実際の質問で試す → 問題がある資料だけ直す」の順番が効率的です。
そのまま使いやすい資料
- 文字として保存されたPDF
- 見出しと本文が整理されたWord
- 項目名が明確なExcel
- テキスト中心のPowerPoint
- Markdown・テキスト・HTML
たとえば就業規則、申請手順、商品マニュアル、社内ルールなど、本文が文字データとして入っている資料は比較的扱いやすい傾向があります。
調整が必要になりやすい資料
1. 紙をスキャンしただけのPDF
画像として保存されたスキャンPDFは、そのままでは文字情報を取り出せないことがあります。OCRで文字を読み取れますが、画質が低い、傾いている、手書きが多いと誤認識が起こることがあります。
2. 複雑なExcel
セル結合が多い表、複数シートをまたいで意味が成立する表、数式結果だけを見ないと理解できない資料は、文章中心の資料より調整が必要になる場合があります。
3. 図だけで説明している資料
フローチャート、写真、図面、スクリーンショットなど、意味が画像に依存している資料は、画像理解やOCRが必要になります。テキスト中心の資料と同じ精度を前提にしない方が安全です。
4. 古い版と最新版が混在している資料
ファイル形式より重要なのが、情報の鮮度です。「就業規則_旧」「就業規則_最新版」「就業規則_修正版2」のように複数版が残っていると、AIが古い内容を参照する原因になります。
AI向けに資料を準備するときの優先順位
- 最新版を決める：まず何が正しい資料かを確認する
- よく聞かれるテーマから入れる：全社資料を一度に入れない
- 代表的な質問で試す：実際の社員の言葉で質問する
- 問題がある資料だけ直す：OCR・表・文書構造などを個別に確認する
「AIが読める形」を社員が勉強する必要はない
社内RAGでは、文書をどの単位で分けるか、どのEmbeddingやVector Storeを使うか、検索設定をどうするかといった技術設定があります。Nexfila AIでは、こうした設定を利用企業側で選ぶことを前提にせず、標準設定を自動適用します。
利用企業側で必要なのは、「どの資料を使うか」「どれが正式版か」「誰に見せてよいか」といった業務判断です。AI向けのタグ設計やフォルダ再設計を先に行う必要はありません。
Nexfila AIは、既存資料から始める
Nexfila AIは、PDF・Excel・Wordなど今ある社内資料を、利用企業が画面から登録して使う社内ナレッジAIです。
登録した資料には、Nexfila側で用意した標準の文書解析・分割・Embedding・検索設定を適用し、検索・回答に使える状態へ進めます。利用企業側でchunk size、Embedding model、Vector Storeなどを選ぶ必要はありません。
ただし、資料の内容そのものをNexfilaが整理・統合するサービスではありません。大量の紙資料のOCR修正、データ入力、複雑なExcelの再設計、旧版・新版の正誤判断などは標準範囲外です。
まずは、AIに使わせてよい現行資料を選んでアップロードする。AI用のタグ設計・フォルダ再設計・RAG設定から始める必要はありません。
最初に用意するなら、この3種類で十分
PoCや小規模導入であれば、最初から社内の全資料を集める必要はありません。たとえば次のような資料から始められます。
- 社員からよく質問される規程・ルール
- 新人が頻繁に確認する手順書・マニュアル
- 担当者しか分からない業務知識をまとめた資料
この範囲で「本当に資料を探す時間や質問対応が減るか」を確認してから対象を広げる方が、導入失敗を避けやすくなります。
参考にした公開情報
まだ社内FAQが1件もなく、PDF・Wordの規程から始めたい場合は、FAQ0件からのAI導入と3つの方式比較もご覧ください。