「使えるAI」と「使われるAI」は違う
法人向けAIサービスの公開レビューには、「初めて触るメンバーはどこから手を付ければいいか分かりにくい」という声があります。また別の利用者は、AIエージェントは社内の需要と合わなければ使われず、実際の需要をつかみながら取捨選択・改善する必要があると述べています。
ITreviewによるチャットボット導入課題の整理でも、導入後に社員が積極的に利用しない「社内浸透の遅れ」が障壁として挙げられています。
「何でも聞けます」は、初めて使う社員には「何を聞けばいいか分からない」と同じ意味になることがあります。
事前に用途を決める打ち合わせは必須ではない
社内AIを使い始めるために、最初から会議を開いて用途を細かく定義する必要はありません。今ある資料をアップロードし、社員が実際に質問してみることで、「どんな場面で役立つか」は後から見えてきます。
重要なのは、自由度を下げることではなく、最初の一歩だけ迷わせないことです。利用画面に具体的な質問例があれば、社員は自分の業務に置き換えて試しやすくなります。
使い始めやすい質問の3パターン
1. 同じ質問が何度も来る
「有給は何日前まで？」「この申請書はどこ？」「見積はいくらから上長承認？」のように、総務や管理者へ繰り返し来る質問です。答えが社内資料に書かれているなら、効果を確認しやすい用途です。
2. 資料を探す時間が長い
規程、マニュアル、商品資料などは存在するのに、ファイル名や保存場所が分からず毎回誰かに聞いているケースです。質問から該当資料と根拠箇所へたどり着けると、検索時間を削減しやすくなります。
3. 新人が同じところで止まる
入社直後や異動直後に同じ確認事項が繰り返される場合も、最初の用途に向いています。教育そのものをAIへ置き換えるのではなく、「まず自分で確認できる入口」として使います。
工夫1：質問例を最初から見せる
「自由に質問してください」だけでは、何が検索できるのか分かりません。最初に具体的な質問例を3〜5個見せた方が、できることを理解しやすくなります。
- 有給申請は何日前まで？
- 10万円の見積は誰の承認が必要？
- 経費精算の締め日はいつ？
- 現場作業前の確認事項は？
- この商品の保証期間は？
重要なのは、AIの機能一覧ではなく、その会社の社員が明日そのまま使える質問を見せることです。
工夫2：「AIを勉強してください」を前提にしない
利用が少ない理由は、社員の知識不足とは限りません。そもそも対象資料が日常業務と合っていない、回答品質が低い、使う場面が少ない、既存の検索方法の方が早い、といった可能性があります。
利用率を上げること自体を目的にするのではなく、「この用途なら本当に時間が減るか」を確認し、価値がない用途は捨てる方が健全です。
工夫3：資料を入れたら、そのまま試せる状態にする
Nexfila AIでは、導入前の打ち合わせを必須にしません。専用URLへ今ある資料をアップロードし、そのまま質問を始められることを基本にします。
社員に「AIを勉強してください」「プロンプトを学んでください」と求めるのではなく、普段の言葉で質問できる状態を優先します。AI用のフォルダ設計やRAG設定を覚える必要もありません。
工夫4：実際の利用から、使いどころを後で見つける
最初に用途を決め切るより、実際にどんな質問がされるかを見て、よく使われる場面を後から把握する方が自然です。使われる質問が分かれば、共通の質問例や標準設定をサービス全体へ反映できます。
会社ごとの定例会や用途整理を人手で毎回行うのではなく、共通化できる改善を積み重ねることで、利用する会社が増えても運用負荷が増えにくい形を目指します。
先行導入：初期55,000円（税込）＋月額29,800円（税込）／15〜50名程度／月10,000質問／資料10GBまで。
使い始めるときに必要なのは、資料を選ぶことだけ
事前に用途一覧やプロンプト集を作る必要はありません。まずは、社員に見せてもよい現在有効な資料を選んでアップロードします。あとは普段の言葉で質問し、どんな使い方が定着するかを確認していきます。
古い版や利用対象外の機密資料を混ぜないことは必要ですが、AI向けにファイルを整理し直したり、細かな設定を決めたりすることは前提にしません。