社内FAQをExcelで作る方法
無料テンプレートと更新・承認の運用手順

結論：最初の10問はExcelで十分。運用項目を省かない

社内FAQをExcelで作るなら、1行につき1つの質問を記録し、最低限「カテゴリ・質問・回答・根拠資料・責任者・確認日・公開状態」を持たせましょう。社員に見せる回答と、管理者が更新を判断する情報を同じ表で整理します。Excelが既にある会社なら新しいFAQサービスを契約せず始められます。

ただし、個人情報を含む問い合わせ、個別承認、利用権限の変更はFAQで完結しません。正式な担当部署へ案内する質問として管理してください。

無料ダウンロード：社内FAQ管理表のCSVテンプレート

登録不要で使えるExcel用CSVです。架空の記入例を5件収録しています。ダウンロード後はExcelで開き、［名前を付けて保存］から.xlsx形式で保存すると、テーブル・フィルター・入力規則などの機能を利用しやすくなります。CSVには色、数式、入力規則を保存できません。

Excelで社内FAQを作る5つの手順

1. よく聞かれる質問を集める

担当者の記憶だけで書き始めず、直近のメール、チャット、問い合わせ履歴から繰り返し出る質問を10件選びます。実際の社員の聞き方を残すと、「立替経費」と「自腹で払った費用」のような言い換えにも気づきやすくなります。個人の相談内容は匿名化してください。

2. 回答の根拠となる最新版の資料を決める

回答者の記憶より、承認済みの就業規則・経費精算規程・業務手順書を優先します。「誰から聞いたか」しか分からないものは確認待ちにしてください。資料名だけでなく版番号や参照場所も記録します。マニュアル改訂履歴の管理ともつながる項目です。

3. テーブル化して検索しやすくする

CSVをExcelに読み込んだら表内を選び［挿入］→［テーブル］を設定します。最上行を見出しとして使い、カテゴリや公開状態のフィルターで絞り込めるようにします。セル結合を避け、質問と回答はそれぞれ1セルに収めます。ファイルを編集できる管理者と、閲覧だけする社員の保存先・権限を分けてください。

4. 所管部署が承認した行だけ公開する

作成者が文章を整えた段階ではまだ確定回答ではありません。総務の手続きは総務、給与の規程は人事・労務など、根拠を管理する部署が確認してから「公開中」にします。検討中の変更や例外承認が必要な回答には「担当者へ確認」と明記します。

5. 更新期限と変更時の公開停止を決める

規程が改定されたら該当FAQを検索し、確認が済むまでは「要更新」に切り替えます。次回確認日は全項目同じにせず、変わりやすいシステム操作と年1回見直すルールで分けても構いません。誰が変えたか、何を変えたかは別の変更履歴シートに残すと安全です。改訂内容を社員へ伝える文例も参照できます。

作成前に決めておきたい3つの運用ルール

Excelが向く会社、FAQツールやAI検索が向く会社

質問が数十件程度で、担当者が定期的に表を更新できるならExcelで十分です。一方、複数部署が同時編集する、アクセス権限を細かく分ける、社員が同じ質問を別の言葉で検索する、といった状況では専用FAQツールを検討できます。

既にPDF・Word・Excelの社内資料が大量にあり、FAQを1問ずつ書き起こしたくない会社では、文書をもとに回答するAI検索という別の選択肢があります。FAQが0件でも社内AIを始める方法で3つのアプローチを比較しています。ただしAIの回答も原文と照合が必要です。

Nexfila AIは、登録した社内資料を自然文で質問し、出典を確認できる仕組みです。AI基盤の標準設定・保守・更新をNexfila側が担当します。一方、FAQ行の承認ワークフロー、規程改訂の自動検知、Excel原本の自動同期、社員ごとの細かな閲覧権限を無条件に提供するとは案内していません。自社の運用要件に合わせて使い分けてください。

よくある質問

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