社内文書検索AIの導入稟議書。
PDF・Excel検索に絞った1枚版と比較シート

稟議前に決めておきたい5つのこと

1. 検索するのはどの部署の何の資料か。人事や機密文書を混ぜないか。
2. 質問するのは何人か、資料の更新・権限を管理するのは誰か。
3. 問い合わせ件数と回答担当者の作業時間は実測できているか。
4. 初期費、毎月の料金、利用上限、自動課金と契約終了の条件は何か。
5. 回答の根拠・誤回答・閲覧権限・旧版の混在をどう評価するか。

一般的な生成AI稟議と異なり、本文は既存資料への質問応答だけを対象にしています。試験の判断と本契約の判断を分け、数字を推測で埋めないことが基本です。

コピーして使える稟議書の1枚版

［　］を自社の情報で埋めてから、社内書式やWordに貼り付けてください。

件名：社内PDF・Excel検索AIの試験導入の申請
起案部署：［　］　対象部署：［　］　利用者数：［　］名
1．背景：月［　］件の反復質問に平均［　］分かかる（測定期間：［　］）。対象資料は［　］。
2．対象：既存PDF・Word・Excel等、閲覧許可済み資料10～20点を使い、［　］日間の試験を実施。
3．候補：［製品A］［製品B］［製品C］。料金・データ保存・権限・上限・契約条件は別紙比較CSVを参照。
4．費用上限：初期［　］円、試験［　］円、継続月額［　］円（税区分統一）。無料期間・自動有料化・解約期限を確認。
5．運用分担：資料の正本管理［　］、社員・権限管理［　］、AI基盤保守［　］、回答の最終判断［　］。
6．試験項目：代表質問10問＋資料外5問。根拠／誤回答／閲覧権限／旧版／更新反映／管理工数を記録。
7．継続条件：［測定するKPI・合否基準］。中止条件：［機密漏えい・誤回答・費用超過等］。
8．効果：月間対応時間＝質問件数×対応分÷60。試験後の実測減少時間から追加管理時間を差し引く。未測定の削減時間は推測しない。
決裁依頼：上記の費用・利用範囲で［試験／見積取得］の承認をお願いします。本契約は試験終了後に別途判断します。

自動コピーができない場合は上の文章を選択してコピーしてください。ダウンロードはメール登録不要です。

比較シートで使える4社の料金例

サービス選定では、同じ30人の会社でも閲覧する人と編集する人で必要なプランが変わります。次の金額は公開条件であり、税区分と機能を揃えた同等比較ではありません。

要見積もりは「0円」「非対応」を意味しません。詳細な条件は4社比較ガイドと各社公式情報で確認できます。

時間削減を都合よく仮定しない

現状の月間対応時間は「問い合わせ件数 × 平均対応分 ÷ 60」で測れます。導入後は同じ業務の実績を測り、資料更新・招待・権限管理に新たにかかった時間も差し引いてください。

試験の質問と合否条件は、社内AIのPoC評価票（20問CSV）で管理できます。資料に答えがない質問や、旧版と新版が混在するケースを必ず含めてください。

よくある質問

AI導入稟議には何を書けばいい？

対象業務、現在の実測工数、候補製品と費用上限、資料と閲覧権限の管理責任者、PoCの合否と解約条件を明記します。実測していない効果を事実のように記載しないでください。

最初から本契約まで稟議にかける必要がありますか？

いいえ。対象資料・部署を限定した試験だけの承認と、試験後の本契約を分ける方法があります。契約開始日や無料期間終了後の課金は各社の条件を確認してください。

社内文書AIで人間の最終確認をなくせますか？

いいえ。AIが資料の内容を回答しても、業務の承認・法令対応・人事判断などは責任者が根拠を確認して行うべきです。

確認した一次情報と関連ガイド