# 社内文書検索AI 試験導入・稟議書テンプレート（記入用）

> Nexfila AI 公開資料｜2026-10-11｜会社固有の情報を記入し、提出前に担当者・決裁者が内容を確認してください。特定製品の導入を保証・推奨する書式ではありません。

## 件名
既存PDF・Word・Excelを対象とした社内文書検索AIの試験導入について

- 起案日：［日付］
- 申請部署／担当者：［部署／氏名］
- 試験対象部署：［部署名］
- 利用対象者：［　］名（質問する人［　］名／資料を管理・更新する人［　］名）
- 希望する試験期間：［開始条件を確認］から［　］日間
- 決裁を依頼する事項：［無償試用／有料契約／見積依頼］について［　］円を上限に承認を求める

## 1．背景と解決したい業務

［対象業務：例、総務の申請手順・商品仕様・新人教育］で、担当者が資料を探したり同じ質問に回答したりしている。

- 対象資料：［最新規程PDF・手順書Word・商品仕様Excelなど］
- 質問する人：［対象部署］
- 回答する担当者：［担当者／責任部署］
- 直近の実測：［　］件／月の問い合わせ、回答作業［　］分／件（計測期間：［　］）
- 困っていること：［探せない／回答担当が不在／新版が分からない／その他］

**解決対象は、資料に答えがある反復質問のみ**とする。個別判断・承認・法的責任が必要な業務はAIに移さない。

## 2．試す仕組みと範囲

- 既存資料の一部（10〜20点）を登録し、社員が自然文で質問して根拠を確認できるか試す。
- 機密・人事・顧客情報は取扱規程で許可されたものだけを使う。
- 出典を確認できない回答、古い資料の回答、権限外資料の表示は不合格とする。
- 社内既存のサービスを先に解約せず、可能なら並行評価する。

## 3．候補比較（別紙CSVを参照）

- 候補A：［サービス名］／月額［　］円・税［込／別］／初期費［　］／公式出典［URL］
- 候補B：［サービス名］／月額［　］円・税［込／別］／初期費［　］／公式出典［URL］
- 候補C：［サービス名］／月額［　］円・税［込／別］／初期費［　］／公式出典［URL］

比較条件：資料種類、出典、閲覧権限、利用者数、保存容量、質問上限、自動同期、標準保守、契約期間、解約時のデータ取得。**未知の条件を「できる」または「0円」と書かない。** 見積りが必要なものは見積取得後に確定する。

## 4．費用・効果・損失上限

- 初期費用：［　］円
- 試験期間中の実支出：［　］円
- 有料継続時の月額（税区分を統一）：［　］円
- 社内の準備・資料更新・権限管理の実測工数：［　］時間／月
- 現状の対応時間：［月間問い合わせ件数］×［平均対応分］÷60＝［　］時間／月
- 試験後の実測削減時間：［導入前の実測時間］−［導入後の実測時間］＝［　］時間／月
- 実測削減額：［削減時間］×［自社で承認した時間単価］＝［　］円／月
- 運用を含む実質効果：［削減額］−［月額料金］−［追加管理工数×時間単価］
- 数値未測定の場合：「現時点で効果未確認。試験中に計測する」と記入する。

**最大損失を上限化：** ［試験の支出上限］円。契約成立、無料期間終了時の自動有料化、解約期日、データ削除条件を各社に確認する。

## 5．管理・セキュリティ上の責任分担

- 対象資料の選定・更新・旧版削除：［責任者］
- 登録を禁止する資料・情報：［取扱規程］
- ユーザーの招待・退職者削除：［責任者］
- 閲覧範囲の設定・検証：［責任者］
- AI基盤の更新／障害窓口：［提供ベンダー／社内担当］
- AI回答の業務上の最終確認：［業務責任者］
- 個人情報・機密保持・データ保存場所・解約時の取扱い：［契約確認者］

## 6．合否と継続判断

- 評価する質問：代表10問＋資料外5問（必要に応じて増やす）
- 必須条件：権限外情報を出さない／重要な回答に根拠がある／誤回答を人が発見できる／正本の更新手順が分かる
- 利用の定着：試験部署で［　］人が利用、または［　］件の実問い合わせで検証
- 継続条件：［実測削減工数、適合率、利用率、管理負担等を決裁者が設定］
- 中止条件：［重大な閲覧権限問題、品質不良、費用超過、保守不能など］
- 試験終了後の判断日：［日付］／責任者：［氏名］

## 7．申請結論

［上記範囲で試験導入／見積取得の承認を求めます。］

- 添付1：比較シート（CSV）
- 添付2：各社公式の料金・利用条件
- 添付3：試験質問票・評価結果（試験終了後）

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**重要：** Nexfila AIの先行導入は申し込み時点では契約・決済が発生しません。実際の利用開始日から30日間無料、31日目以降14,800円（税込）／会社／月、月5,000質問・資料5GBの条件です。利用可能時期は確約されていません。最終条件は公式「先行導入の料金・契約条件」を確認してください。別製品は各社条件を確認する必要があります。

参考：
- https://nexfila-ai.com/service-conditions/
- https://nexfila-ai.com/guide/company-document-ai-four-way-comparison/
- https://nexfila-ai.com/guide/company-ai-poc-evaluation/