社内AIとは？
中小企業での使い方・費用・導入方法

社内AIとは

社内AIという言葉に厳密な一つの定義があるわけではありません。実務では、会社が持っているマニュアル、規程、手順書、商品資料などをAIから参照できるようにし、社員が普段の言葉で質問できる仕組みを指すことが多くあります。

たとえば「10万円の見積は誰の承認が必要？」「有給は何日前までに申請する？」と質問すると、関連する社内資料を探し、回答と根拠となった資料を示す、といった使い方です。

普通のChatGPT利用と何が違うのか

一般向けのAIチャットは幅広い知識をもとに回答します。一方、社内AIでは「自社の資料を根拠に答えること」が重要です。会社独自の承認ルール、製品仕様、業務手順は、一般のAIが最初から知っているわけではありません。

中小企業で使いやすい4つの用途

1. 社内文書を探す

PDF、Word、Excelなどに散らばった情報を、ファイル名を思い出さなくても質問から探せるようにします。

2. 社内FAQを減らす

総務やベテラン社員に繰り返し届く同じ質問を、まずAIに聞ける状態にします。

3. マニュアルを使いやすくする

長いマニュアルを最初から読む代わりに、必要な箇所を質問して確認します。新人教育や引継ぎでも使いやすい用途です。

4. 属人化した知識を共有しやすくする

特定の人しか場所を知らない資料や、複数ファイルにまたがるルールを探しやすくします。ただし、口頭だけで存在する知識は、まず資料化する必要があります。

向いている会社

• 社員から同じ質問を何度も受けている
• PDF・Excel・Wordなどの社内資料はすでにある
• 必要な資料を探すのに時間がかかる
• 専任IT担当者がおらず、新しいシステムの管理まで抱えたくない
• 新人教育や引継ぎに時間がかかっている

逆に、社内AIだけでは解決しにくいケース

• そもそも判断ルールや手順が資料になっていない
• 資料の内容自体が古く、正しい最新版が分からない
• AIに最終判断まで任せたい
• 質問対応より先に、基幹業務そのもののシステム化が必要

AIは誤る可能性があります。重要な判断では、回答だけでなく元資料を確認できる設計が重要です。

社内AI導入の流れ

1. 対象にする業務や質問を決める
2. 使う社内資料を集める
3. AIが参照できる環境へ取り込む
4. 実際の質問で回答と出典を確認する
5. 社員に利用方法を共有する
6. 資料更新や回答品質を継続的に管理する

社内AIを導入する3つの方法

1. 自社で構築・運用する

社内にAIやクラウドの担当者がいる場合は、自社で検索環境や権限、AIモデルを設定して運用する方法があります。自由度は高い一方、初期構築だけでなく、資料更新、回答品質、障害、利用量まで継続して見る担当者が必要です。

2. セルフサービス型のSaaSを使う

管理画面から資料を登録し、自社で初期設定や利用者管理を行う方法です。比較的すぐ試しやすい反面、どの資料を入れるか、回答が悪いときにどう調整するか、運用を誰が持つかは社内で決める必要があります。

3. 共通基盤は提供者に任せ、日常運用は自社で行う

セルフサービス型でも、共通AI基盤の標準設定・保守・アップデートは提供者が担い、利用企業は資料・利用者・閲覧範囲を管理する方式があります。Nexfila AIはこの方式を想定しています。

費用は何で変わるのか

費用は、利用人数だけではなく、資料量、質問回数、権限管理、外部システム連携、運用支援の範囲などで変わります。ツールだけ契約して自社で設定・管理する方法と、構築や運用まで外部に任せる方法では、料金の考え方も異なります。

Nexfila AIでは、今ある社内資料を登録して使う先行導入を初月0円・2か月目以降14,800円（税込）/月で受付しています。月5,000質問、資料5GBまでを含みます。共通AI基盤の標準設定・保守・アップデートはNexfilaが担当します。

導入前に確認したい5項目

• 何を減らしたいか：資料探し、社内質問、新人教育など目的を一つ決める
• 根拠を確認できるか：回答だけでなく出典を追えるようにする
• 資料の最新版が分かるか：古い規程と新しい規程の混在を避ける
• データの扱い：利用するAIサービスや、入力データの扱いを契約前に確認する
• 誰が管理するか：導入後の更新やトラブル対応まで決めておく

まずは「社内AIが必要か」を小さく確かめる

最初から全社の情報を入れる必要はありません。質問が集中している一つの業務や、よく使う資料群に絞って試す方が、効果と課題を判断しやすくなります。