商品仕様の問い合わせをAIで減らすには？専門商社・卸のカタログ・仕様書検索

専門商社や卸では、カタログ、仕様書、メーカー資料、Excelの商品一覧など、商品情報そのものは既に存在していることが少なくありません。それでも営業から商品担当へ確認が集中するのは、情報がないからではなく、必要な箇所へ短時間でたどり着きにくいからです。

「聞けば30秒」は、回答する側の30秒ではない

営業から見れば、詳しい人へ聞くのが最短です。しかし質問を受ける側は、チャットや電話で作業を止め、資料を探し、該当箇所を確認し、回答した後に本来の仕事へ戻ります。

商品問い合わせは「資料検索」「最新データ」「判断」の3つに分ける

商品問い合わせをAIへ移すときは、質問を3種類に分けると、どこまでを資料検索で減らせるか判断しやすくなります。

Nexfila AIの標準用途は1つ目の「既存資料に書かれた情報の確認」です。2つ目は基幹システム等との連携が必要で、3つ目は元資料を確認したうえで人が判断します。

向いている会社の特徴

• 商品数、型番、規格が多い
• 複数メーカーの資料を扱う
• 商品担当・技術営業など少数者へ質問が集中する
• PDF、Excel、Wordなどのデジタル資料が既にある
• 営業人数が商品担当より多い
• 同じ質問を別の営業から繰り返し受ける

反対に、商品数が少なく全員が同じ知識を持っている会社や、資料では回答できず毎回設計判断が必要な会社では、効果が小さい可能性があります。

必要なのは、商品管理システムの総入れ替えとは限らない

商品仕様の問い合わせを減らすために、在庫、見積、受発注、PIM、基幹システムまで一度に刷新する必要があるとは限りません。問題が「資料に書いてある情報を探すこと」に集中しているなら、まず既存資料への質問だけを切り出せます。

Nexfila AIでは、PDF・Excel・Word等を登録し、社員が普段の言葉で質問して回答元を確認する使い方を想定しています。在庫連携、自動見積、CAD解析、最終製品選定は標準用途に含めません。

導入前に確認したい3点

1. 実際の質問の何割が「資料に書いてある確認」か

質問の大半が判断依頼なら、検索AIだけでは問い合わせは減りません。まず数日分の質問を見て、情報確認と判断依頼を分ける方が先です。

2. 回答元の資料が存在するか

資料がなければAIも根拠を持てません。口頭知識だけを自動で吸い上げるサービスではありません。スキャンPDFや複雑なExcelなど、読み取りに注意が必要な資料は社内AIへ登録する資料の準備で整理しています。

3. 資料の正本を誰が決めるか

AIが古い資料と新しい資料の正誤を自動保証するわけではありません。現行の正本管理は利用企業側で行います。差し替えや旧版管理は社内AIの資料更新・差し替え運用で詳しく扱っています。